7 Tips Sukses Menjadi Pegawai Baru di Kantor

Senin, 30 Desember 2013

Menjadi anak baru di kantor memang bukanlah hal yang mudah. Jangan terjerumus dalam hal-hal kecil yang bisa membuat anda diasingkan. Pelajari 7 tips berikut ini. Setelah melalui proses rekrutmen yang menantang, kini saatnya Anda memasuki kantor baru. Seperti apa teman kerja, lingkungan, dan apakah mereka akan menyukai Anda tentunya membuat hati berdebar-debar. 

Jangan khawatir, selalu ada cara agar Anda mudah diterima. Ingat, jangan hanya fokus ke diri Anda tapi juga perhatikan lingkungan dan teman sekerja. 

1. Cara Berpakaian
Anda adalah anak baru di kantor. Jangan berharap teman sekerja langsung bisa mengenali kepribadian Anda. Penampilan luar merupakan salah satu poin kesan pertama Anda. Gunakan pakaian yang pantas dan tidak berlebihan di hari pertama bekerja. Seperti apa gaya berbusana di kantor baru bisa Anda pelajari saat datang wawancara atau ketika proses rekrutmen di kantor tersebut. Jika Anda belum pernah sama sekali mengunjungi kantor Anda, tak ada salahnya memilih pakaian yang lebih rapih ketimbang yang lebih santai. Ini adalah momen untuk menciptakan kesan pertama, pastikan pakaian yang dipilih bisa memberi gambaran seperti apa kepribadian Anda di tempat kerja. Jangan menggunakan aksesori atau makeup berlebihan yang seakan meminta perhatian. Bisa jadi hal tersebut malah membuat Anda menjadi bahan omongan miring di tempat kerja baru. 

2. Budaya Kantor
Mempelajari seperti apa budaya kantor baru Anda sangatlah penting. Ada kantor yang santai, formal, atau kombinasi antara keduanya. Pastikan Anda mempelajari dulu seperti apa budaya kantor Anda dari perilaku teman-teman sekerja, hubungan teman sekerja dengan atasan, dan sebaliknya. Ada kantor yang Anda bisa dengan santai menghampiri meja bos untuk berdiskusi, ada juga kantor yang bahkan Anda tak akan punya kesempatan untuk berbicara dengan bos besar Anda. Anda tentunya tak mungkin mengingat banyak hal dalam waktu yang singkat. Gunakan catatan untuk mengingat hal-hal yang penting.

3. Kepribadian yang Positif 
Dalam proses bekerja, suatu saat Anda pasti membutuhkan bantuan rekan kerja. Jangan bangun dinding yang tinggi pada hari pertama kerja. Sapa rekan kerja yang Anda temui dengan senyum. Untuk awal, cukup sapa dengan senyum atau hai. Tak perlu terlalu keras berusaha mengobrol seakan Anda sudah mengenal mereka lama. Terlalu 'sok akrab' malah akan membuat Anda dijauhi di tempat kerja. Biarkan hubungan Anda tumbuh secara alami lewat proses interaksi sehari-hari. Pada masa-masa awal kerja, jika ada ajakan untuk hang-out selepas kerja, usahakan untuk ikut serta. Lewat kesempatan yang lebih santai tersebut Anda bisa mengenal rekan kerja lebih jauh dan mengakrabkan diri. Usahakan untuk seimbang dalam mendekati berbagai jenis rekan kerja. Terlalu banyak mendekati rekan kerja laki-laki atau terlalu memilih mendekati atasan akan membuat Anda cepat jadi bisik-bisik kantor. 

4. Mengingat Nama & Posisi 
Ini merupakan hal yang penting untuk membangun kesan pertama. Usahakan untuk mengingat nama teman sekerja Anda, minimal yang satu bagian atau divisi. Anda juga bisa membuat semacam peta nama agar mudah mengingat. Gambar secara umum posisi duduk dan tulis nama teman Anda untuk memudahkan mengingat. Pilih satu atau dua orang yang Anda ingat betul, lalu minta bantuan mereka untuk mengingat nama-nama teman lainnya. Mengetahui posisi orang tersebut di perusahaan juga penting. Jangan sampai sikut-sikutan di lift dengan rekan sekerja yang ternyata salah satu orang penting di perusahaan Anda. Memang tidak mudah untuk melakukan hal tersebut dalam minggu pertama. Lakukan bertahap dimulai dari orang yang paling sering berinteraksi dengan Anda.

5. Bantu & Inisiatif
Salah satu cara untuk mudah disukai di tempat kerja baru adalah menjadi rekan kerja yang senang membantu dan berinisiatif. Tentunya lagi-lagi jangan berlebihan. Pastikan pekerjaan Anda tetap bisa diselesaikan walau harus membantu tugas rekan kerja. Jika pekerjaan Anda sudah selesai, jangan hanya berdiam diri dan menunggu penugasan selanjutnya. Tanyakan kepada atasan atau rekan kerja apa yang bisa Anda lakukan atau siapa yang bisa Anda bantu.

6. Semangat Bekerja 
Pernah saya memiliki rekan baru yang selalu datang telat dan sering pulang cepat. Hal tersebut tentunya bukan hal yang tepat untuk memberi kesan pertama yang baik. Usahakan selalu datang sedikit lebih cepat jika memungkinkan dan pulang setelah waktunya atau sudah ada rekan kerja lain yang pulang. Pelajari dulu bagaimana kebiasaan kantor baru Anda. Ada kantor yang karyawannya tidak pulang sebelum bosnya pulang. Ada juga yang bebas pulang pergi asal pekerjaan selesai. Untuk bulan-bulan awal selama Anda masih masa penilaian, usahakan selalu tepat waktu saat datang dan berkontribusi lebih. Setelah mempelajari kebiasaan perusahaan, pelan-pelan Anda bisa menyesuaikan diri. Salah satu kesan pertama yang harus dihindari adalah malas!

Satu hal lagi yang tak kalah penting adalah meminimalisir kepentingan pribadi pada jam kerja. Usahakan sesedikit mungkin chatting, membuka situs jejaring sosial, atau izin untuk hal-hal yang tidak terlalu penting. 

7. Hindari Bergosip Godaan terlibat bergosip memang kadang susah ditolak. Untuk masa-masa awal sebaiknya hindari terlibat dalam kegiatan pergosipan. Jangan sampai citra Anda sebagai anak baru menjadi miring karena ikut-ikutan berkomentar dan terlibat dalam tim gosip. Sebagai anak baru, sebaiknya perbanyakan teman daripada lawan. 

Sumber : http://anagbocamartikel.blogspot.com

komentar | | Read More...

Motivasi Diri di Tempat Kerja

Motivasi diri di tempat kerja sememangnya amat diperlukan dalam dunia kerja yang kian pantas dan mencabar sekarang. Sama ada berkerja di pejabat atau diluar semuanya memerlukan motivasi. Bukan hanya kepada sektor perkerja swasta tetapi ianya juga kepada perkerja sektor kerajaan juga.

Dengan cabaran yang kian meningkat dan tekanan untuk mencapai objektif yang ditetapkan, sudah tentunya tekanan kerja akan menyebabkan motivasi diri menurun dan ini boleh mempengaruhi produktiviti seorang perkerja. Ditambah pula dengan persekitaran pejabat yang memungkinkan penurunan motivasi diri.

Jika motivasi kerja merosot dan menurun, ianya boleh mengakibatkan semangat kerja berpasukan menurun dan mungkin menimbulkan tekanan dan dikuatiri ianya mendatangkan masalah peribadi atau tekanan kepada diri sendiri.

Pernah sebelum ini saya, tuliskan satu entri berkaitan kerja-kerja yang berisiko tinggi mendapat kemurungan yang disebabkan oleh tekanan “stress”. Tetapi, sebelum perkara tersebut berlaku, sememangnya kita sebagai manusia biasa memerlukan motivasi diri untuk terus bersemangat sebagai pemangkin dalam menempuh dunia kerjaya ini.

Justeru, beberapa tips motivasi kerja ingin dikongsikan dimana ianya munkin boleh membantu untuk menjadi pendorong diri atau penambah semangat semasa berkerja;

MOTIVASI DIRI DI TEMPAT KERJA

1. Momentum Awal dan Fokus

Ciptakan momentum awal dalam kerja seharian. Ianya penting untuk kekuatan seharian dan semangat. Semangat berkerja sememangnya akan pudar apabila dilewat petang kerana fizikal dan mental seorang manusia. Momentum ini dapat membantu untuk memberi fokus dan keazaman untuk menyiapkan kerja yang telah dirancang.

Memotivasikan diri seawalnya dapat membangkitkan semangat untuk menempuh tempoh masa dalam menyelesaikan kerja-kerja yang ditanggung seharian.

2. Fikirkan Gaji

Tidak dapat dinafikan gaji boleh manjadi salah satu pemangkin kepada motivasi kerja di pejabat. Sebagai seorang Islam, jika difikirkan gaji sememangnya kita akan berkerja kerana Allah dan Ibadah kerana kita ingin mendapatkan gaji bukan dari hasil curi tulang bukan?. Kita wajib mencari keberkatan dari segala kerja yan kita lakukan. Jika berkerja dengan tidak Ikhlas, semestinya gaji yang diperolehi mungkin kurang keberkatannya juga.

Berkerja sebagai jurujual contohnya, mungkin dengan memikirkan gaji akan membuatkan semangat untuk mendapatkan jumlah jualan yang banyak dan pastinya ia membantu dalam meningkatkan motivasi diri semasa berkerja.

3. Cita – Cita Jangka Masa Panjang

Tidak salah untuk bercita-cita dan bercita-citalah untuk peningkatan karrier di masa depan. Setiap orang mempunyai hasrat untuk menjadi lebih baik. Tidak mungkin hanya duduk ditakuk yang lama. Bercita-cita, membantu dalam meningkatkan motivasi diri di tempat kerja atau pejabat. Cita-cita akan menjadi pendorong atau pemangkin untuk terus berusaha.

Pastinya kita masih ingat bagaimana semasa masih seorang pelajar, kita berusaha keras demi mengejar cita-cita walaupun ketika itu masih berada di bangku sekolah dan di universiti bukan?

Aplikasikan ia dan anda akan nampak betapa fokusnya kita dan gigihnya kita untuk mendaki ketinggian cita-cita dan peningkatan diri pada suatu hari nanti.

4. Bersaing dengan Rakan Sepejabat

Sememangnya kita sentiasa mendengar tentang persaingan sihat. Namun siapakan persaing dalam kerjaya kita seharian?. Dalam pekerjaan sememangnya rakan-rakan seperjuangan adalah rakan untuk bersaing. Tapi, bukan bersaing untuk menjatuhkan tapi untuk meningkatan motivasi diri dan peningkatan bersama.

Jadikan apa yang rakan sekerja lakukan sebagai batu aras untuk kita mencapai sesuatu yang lebih baik. Persaingan boleh mendatangkan pencapaian yang baik dalam kerja dan memberi faedah baik kepada kita.

5. Bercakap dan bertindak Positif

Sememangnya mulut manusia tidak akan dapat dikawal kata-katanya. Dirumah, taman, pasar raya dan tidak terlepas di tempat kerja atau pejabat. Bercakap buruk atau negatif tentang apa sahaja sepertinya adalah lumrah kepada seseorang manusia. Kesannya, jika terdengar oleh pekerja-pekerja lain, ianya boleh menurunkan semangat untuk berkerja dan motivasi rakan-rakan kerja. Antara salah satu contoh perkara negatif adalah bergosip di pejabat atau tempat kerja.

Jadi, bercakap dan berbincang hanya perkara positif di pejabat. Jadikan ianya motivasi diri sendiri untuk terus berfikiran positif dan berkelakuan positif. Jadikan ianya perlakuan seharian. Jauhi perkara yang tidak mendatangkan hasil dalam produktiviti di pejabat dan fokus kepada perkara yang positif sahaja.

Nota : Bergossip adalah salah satu sifat yang boleh memusnahkan manusia seperti yang telah dibuktikan melalui kajian sains.

6. Pencapaian Peribadi

Berasa puas setelah melakukan kerja dengan penuh tekun adalah kesan daripada kerja keras yang telah dilakukan. Jadikan kerja anda sebagai salah satu kebanggaan diri dan jadikan pencapaian di tempat kerja sebagai salah satu pencapaian peribadi. Jadikan pencapaian tersebut sebagai salah satu motivasi diri. Kerja sememangnya kerana tujuannya dan fokus sebaiknya dalam mencapai tujuan tersebut.

Seharusnya anda ingin dikenali kerana menjadi asset penting di tempat kerja dan bukan parasit yang hanya menumpang. Kita sememangnya ingin dikenali sebagai orang yang berkerja keras, bercita-cita tinggi, berprestasi baik dan bukan hanya pengampu dan tidak mempunyai hala tujuan bukan?

Kesimpulannya, pegang pekerjaan seperti anda tengah berjuang kerananya untuk kemenangan demi mencapai objektif kerja tersebut. Pasti ianya akan kebanggaan dan kepuasan diri sendiri nanti. Sebagai manusia, pastinya kita ingin berjaya dan inginkan kejayaan.

Justeru, kita harus terus bersemangat dan tanamkan budaya kerja cemerlang dengan bermotivasi tinggi dalam diri untuk kerja-kerja yang kita tempuhi seharian di pejabat dan dalam hidup kita! Selamat berkerja!

sumber:  http://i-think-of.blogspot.com

komentar | | Read More...

Jumat, 27 Desember 2013

AnneAhira.com    Referensi    Ilmu Sosial    Administrasi

Tugas dan Deskripsi Kerja Pegawai Administrasi Perkantoran

Ilustrasi administrasi perkantoran
Administrasi perkantoran merupakan proses pengawasan pengoperasian kantor sehari-harinya. Tugas dari administrasi ini biasanya menjadi tanggung jawab dari pegawai administrasi perkantoran atau manajer. Bergantung pada struktur operasi umum organisasi dan kompleksitas tugas yang berhubungan dengan operasi pada umumnya, tanggung jawab manajer atau pegawai administrasi perkantoran akan memfokuskan pada tugas-tugas utama atau melibatkan pengelolaan berbagai fungsi.

Administrasi Perkantoran - Pekerjaan Multi Tasking

Salah satu tugas inti yang berhubungan dengan administrasi perkantoran adalah pengelolaan karyawan yang terkait dengan kantor. Biasanya, pegawai administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk mengawasi staf kantor, memastikan bahwa setiap karyawan memiliki sumberdaya yang kompeten untuk menjalankan tugasnya.
Pegawai administrasi perkantoran juga berfungsi sebagai pemecah masalah, memberikan dukungan dan bantuan kepada karyawan ketika terjadi situasi yang tidak biasa selama penyelesaian tugas yang diembankannya.
Sudah lazim bagi seorang pegawai administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk melakukan evaluasi karyawan, merekomendasikan kenaikan gaji, atau memerikan karyawan pelatihan silang sebagai sarana untuk membantu karyawan untuk meningkatkan hubungannya dengan pemilik perusahaan.
Seiring dengan pengelolaan dan mendukung karyawan, administrasi perkantoran juga memastikan bahwa kantor selalu memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk tetap produktif. Hal ini melibatkan koordinasi untuk perbaikan peralatan kantor atau menyiapkan dan mengirimkan permintaan akan barang baru jika dibutuhkan.
Seorang pegawai administrasi perkantoran sering dibebankan dengan tuga untuk mengelola perlengkapan kantor seperti kertas, alat tulis, pita printer, atau barang lain yang sering digunakan di kantor. Pegawai administrasi perkantoran berusaha untuk menjaga laju operasi kantor dengan dana yang telah dianggarkan dan sering memiliki masukan untuk perencanaan dana bagi periode anggaran selanjutnya.
Bergantung pada ruang lingkup keterlibatan administrasi perkantoran, pemilik perusahaan mengharuskan pegawai yang mengurusi administrasi perkantoran ini minimalnya bergelar D2 dari lembaga pendidikan terakreditasi dengan jurusan yang berhubungan dengan fungsi umum bisnis. Dengan lingungan kantor yang kompleks, seorang administrator mungkin membutuhkan gelar S1 sesuai dengan bidang studinya.
Banyak perusahaan lebih menyukai untuk mempromosikan karyawan dari dalam, yang berarti apabila pada awalnya seseorang bekerja pada tingkat bawah akhirnya mendapatkan pelatihan yang diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan administrasi perkantoran. Ketika kasus ini terjadi, pemilik perusahaan biasanya membantu karyawan untuk memperoleh kesempatan melanjutkan pendidikannya melalui penyediaan bantuan pendidikan dalam memperoleh gelar dan dengan berbagai jenis mentoring dalam program pekerjaan.

Tugas Pegawai Administrasi Perkantoran

Tugas dari pegawai adminstrasi perkantoran akan bervariasi antar perusahaan, tetapi terdapat beberapa kemampuan utama yang dibutuhkan untuk menempati posisi ini. Di antara tugasnya terpentingnya adalah komunikasi dan organisasi.
Telepon yang sangat baik, kemampuan tulisan dan berbicara merupakan kemampuan yang sangat vital, karena Anda akan berkorenspondensi setiap hari dengan orang-orang yang sangat penting. Karena pegawai administrasi bertanggung jawab dengan hampir semua pekerjaan, kemampuan organisasi yang kuat diperlukan untuk keberhasilan pada posisi ini.

• Menjawab telepon. Menjawab telepon merupakan tugas yang diperlukan bagi pekerjaan ini. Pegawai administrasi perkantoran harus memiliki kemampuan menjawab telepon yang baik serta suara yang ramah menyenangkan. Sebagai administrasi kantor, Anda akan berbicara kepada konsumen, penyalur, dan kalangan professional lainnya. Anda mungkin dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan, mengetahui alamat atau meneruskan penelepon ke wakil perusahaan lainnya.

• Penjadwalan. Jika Anda adalah pegawai adminsitrasi kantor tunggal di perusahaan, Anda mungkin akan bertanggung jawab untuk menjaga penjadwalan pertemuan dan acara perusahaan. Anda kemungkinan akan bertanggung jawab pada satu orang atau keseluruhan staf. Contohnya meliputi berbagai urusan seperti pengaturan janji dengan klien atau merencanakan pertemuan staf mingguan. Dalam beberapa kasus, pegawai administrasi perkantoran juga berfungsi sebagai asisten pribadi sehingga Anda juga kemungkinan akan mengurusi tukang rumput atau pembersih kolam, konfirmasi pemesanan makan malam atau menyiapkan akomodasi perjalanan untuk bos Anda.

• Komunikasi. Sebagai administrator kantor, Anda mungkin akan menjadi suara perusahaan, sering berbicara atas nama atasan Anda. Karena tugas ini, memiliki kemampuan interpersonal teladan merupakan prasyarat yang sangat signifikan. Anda tidak hanya akan berkomunikasi dengan orang dalam atau luar perusahaan, Anda juga akan bertanggung jawab untuk menyampaikan informasi-informasi penting perusahaan. Komunikasi akan berlangsung tatap muka, melalui telefon, melalui surat, faks, dan melalui email.

• Entri data. Bergantung pada perusahaan dan profesi, Anda mungkin akan bertanggung jawab untuk menciptakan dan memelihara data lembar kerja atau memasukkan infromasi ke dalam database perusahaan. Sebagai contoh, pegawaiadministrasi perkantoran pada perusahaan konstruksi mungkin akan menyimpan data lembar kerja dari supplier local dan harga material. Kebanyakan perusahaan juga menyimpan catatan-catatan rinci mengenai infromasi konsumen: alamat, nomor kontak, alamat email dan catatan layanan.

• Pengorganisasi. Ini adalah kategori yang paling inklusif dan mungkin paling penting. Administrator memberikan sentuhan organisasi dan efisiensi ke seluruh kantor dan dalam aspek-aspek lainnya pada perusahaan. Mereka melakukannya melalui pemeliharaan sistem pengarsipan yang teratur dan rapi.

Deskripsi Kerja Pegawai Administrasi Perkantoran

Deskripsi pekrjaan seorang pegawai administrasi perkantoran mencakup berbagai fungsi yang luas. Pegawai administrasi bertanggung jawab untuk operasionalisasi organsasai dan tugas yang terdiri atas semua fungsi dari penanganan sumberdaya manusia sampai menyeimbangkan asset keuangan, bergantung pada kebijakan dan kondisi pekerjaan dari oraganisasi tersebut. Pegawai administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk melakukan berbagai kegiatan organisasi sejalan dengan misi dan visi organisasi.
Tugas seorang administrasi perkantoran memang menjadi multitasking, selain harus menjalankan administrasi juga menjadi hubungan baik dengan karyawan dan juga pemilik perusahaan. Apa saja sebenarnya yang menjadi tugas dan tanggung jawab seorang pegawai administrasi keuangan?

• Orang yang mengawasi fungsi staf sehari-harinya dan memastikan produktivitas dengan pemeriksaan kualitas kerja.

• Pegawai administrasi perkantoran harus melakukan wawancara kerja dan terkadang memilih kandidat dan kemudian melatihnya jika diperlukan untuk memastikan semua pekerjaan sesuai dengan standar, aturan dan peraturan lembaga.

• Pegawai administrasi perkantoran membantu dan mendukung karyawan baru dengan mendidik dan melatih karyawan baru dan juga memberikannya sebuah ide mengenai tanggung jawab khususnya dan juga berkomunikasi dengan syarat dan kondisi kerja. Pada dasarnya membantu mereka sepenuhnya untuk mengenalkan karyawan baru pada institusi.

• Pegawai administrasi perkantoran harus mengelola dan mengatur penggajian dan kemudia akan memastikan keakuratan, waktu dan efisiensi distribusi penggajian karyawan.

• Pegawai administrasi perkantoran harus melakukan penilaian dan evaluasi secara terus menerus mengenai kinerja kerja staf dan membantu dalam proses promosinya.

• Pegawai administrasi perkantoran juga terlibat dalam pekerjaan dasar institusi seperti perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan berbagai kegiatan.

• Pegawai administrasi perkantoran akan menangani berbagai kegiatan dengan sangat cermat dan melalui pengamatannya bertanggung jawab untuk membuat rekomendasi-rekomendasi penting pada manajemen dan juga menangani kegiatan-kegiatan khusus dengan perusahaan.

• Pegawai administrasi perkantoran harus mengeluarkan perkiraan pengeluaran tahunan dan menuliskan anggaran belanja perusahaan.

• Tugas pegawai administrasi perkantoran adalah sebagai media antara karyawan dan perusahaan untuk membangun koordinasi dan komunikasi di antara keduanya. Tugasnya juga untuk berkomunikasi dengan karyawan dan hubungannya sampai pada tingkat tertinggi dari organisasi dan berkerja untuk mempertahankan kedekatan kolaborasi yang efektif dalam organisasi.

• Pegawai adminsitrasi perkantoran melakukan serangkaian fungsi sekertaris untuk komite atau organisasi. Keahlian dan spesialisasi yang dibutuhkan oleh seorang administrasi perkantoran adalah kemampuan bekerja sendiri dan bekerja dalam sebuah tim. Orangnya harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik lisan maupun tulisan, harus mampu berfungsi sebagai penghubung antara karyawan dan perusahaan.

Pengalaman dan kualifikasi pendidikan yang dibutuhkan oleh orang tersebut untuk menjadi pegawai administrasi perkantoranadalah gelar sarjana dalam manajemen dan pengetahuan mengenai peraturan ketenaga kerjaan dan juga harus melek komputer. Beberapa tahu pengalaman sebelumnya akan menjadi nilai tambah bagi manajemen.

Sumber :  http://www.anneahira.com/administrasi-perkantoran.htm

komentar | | Read More...

Macam - Macam Aplikasi Perkantoran

Senin, 23 Desember 2013

Dalam dunia perkantoran, tentunya sebagian besar aktivitas pegawainya berada di depan komputer/PC atau Laptop. Kali ini saya akan membagi sedikit pengetahuan tentang Aplikasi yang sering digunakan dalam dunia perkantoran. Beberapa aplikasi itu sebagai berikut :

• Microsoft Office

Microsoft Office dikeluarkan oleh Microsoft dan dipakai untuk segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan kantor (office work). Software yang satu ini masih terus disempurnakan dan fasilitasnya juga masih terus ditambah.

Microsoft Office ini terdiri dari

1. Microsoft Office Word
Microsoft Office Word adalah perangkat lunak pengolah kata (word processor) andalan Microsoft. Pertama diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows (1989). Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003 dan 2007 diberi nama Microsoft Office Word.


2. Microsoft Office Excel

Microsoft excel adalah Program aplikasi pada Microsoft Office yang digunakan dalam pengolahan angka (Aritmatika). Program ini sering digunakan oleh para akutan untuk menuliskan atau mencatat pengeluaran dan pemasukan didalam perusahaan atau suatu lembaga maupun instansi-instansi kecil. Microsoft Excel juga sering digunakan oleh ibu rumah tangga untuk menulis atau mencatat keuangan dalam rumah tangga sepertihalnya pengeluaran atau pemasukan dalam tiap bulan atau minggu.           

  3. Microsoft Office Power Point

Microsoft Office PowerPoint adalah sebuah program komputer untuk presentasi yang dikembangkan oleh Microsoft di dalam paket aplikasi kantoran mereka, Microsoft Office, selain Microsoft Word, Excel, Access dan beberapa program lainnya.

 

  4. Microsoft Office Outlook

Microsoft Outlook adalah sebuah program personal information manager dari Microsoft, dan  bagian dari suite Microsoft Office. Walaupun biasanya hanya digunakan untuk mengirim dan membaca surat-e, program ini juga memiliki fungsi kalender, jadwal kerja, catatan, dan jurnal. Bila digunakan bersama dengan Microsoft Exchange Server, Outlook dapat menyediakan akses kotak surat, kalender, dan jadwal bersama.

 

• OpenOffice.org 

Open Office adalah software aplikasi perkantoran yang biasa dipakai dalam sistem operasi Linux. Tapi sebenarnya, Open Office bisa juga kita pakai pada sistem operasi Windows. Open Office dilengkapi fitur yang hampir sama dengan Microsoft Office, yaitu pengolah kata, spread sheet, penyaji presentasi, dan fitur lainnya. 

Open Office ini terdiri dari : 

1. OpenOffice.org Writer

OpenOffice.org Writer adalah salah satu komponen dalam OpenOffice.org yang berfungsi untuk mengedit dokumen adapun dokumen format yang bisa digunakan adalah .doc .odt .rtf dan bisa export ke .pdf dengan sekali klik.

Memiliki fitur pengolah kata modern seperti AutoCorrect, AutoComplete, AutoFormat, Styles and Formatting, Text Frames dan Linking, Tables of Contents, Indexing, Bibliographical References, Illustrations, Tables.

Program ini sangat mudah digunakan untuk membuat memo cepat, sangat stabil dan mampu untuk membuat dokumen dengan banyak halaman serta banyak gambar dan judul heading. Selain itu, kelebihannya adalah pengaturan formating untuk bullet and number yang sangat mudah (diatur terintegrasi melalui satu toolbar).
Fungsi OpenOffice.org Writer ini hampir sama dengan MicrosoftOffice Word

2. OpenOffice.org Calc

Openoffice.Org Calc atau dikenal dengan sebutan CALC saja adalah Perangkat lunak pengolah data angka, teks ataupun formula numerik. Program ini memudahkan pengguna untuk memanipulasi data mentah yang biasanya berupa tabulasi data menjadi sebuah laporan data yang menarik dan mudah dipahami karena ditampilkan menjadi grafik yang menarik. Fungsi OpenOffice.org Calc ini hampir sama dengan MicrosoftOffice Excel

3. OpenOffice.org Impress

Openoffice.Org Impress atau dikenal dengan sebutan IMPRESS saja adalah Perangkat lunak untuk membuat presentasi multimedia dan media interaktif.  Fungsi OpenOffice.org Impress ini hampir sama dengan MicrosoftOffice Power Point

4. OpenOffice Base

Openoffice.Org Base atau dikenal dengan sebutan BASE saja adalah Perangkat lunak untuk memanipulasi dan memanajemen database. Pembuatan input data, sekaligus memanipulasi dan membuat laporannya dapat dikerjakan dengan BASE ini.

Mungkin hanya itu saja aplikasi yang bisa saya share, sebenarnya masih banyak lagi. Namun aplikasi" di atas merupakan yang paling sering digunakan saat ini.

komentar (10) | | Read More...

Kiat Menjadi Pegawai Administrasi Profesional

Kiat menjadi pegawai administrasi profesional. Profesional adalah seseorang yang memiliki suatu profesi tertentu, juga dapat digunakan untuk pengertian suatu aktivitas yang menerima bayaran. Profesi sendiri merupakan pekerjaan yang membutuhkan pelatihan dan penguasaan terhadap suatu pengetahuan khusus. Suatu profesi biasanya memiliki asosiasi profesi, kode etik, serta proses sertifikasi dan lisensi yang khusus untuk bidang profesi tersebut. Contoh profesi adalah pada bidang hukum, kedokteran, keuangan, militer,teknik dan desainer.
Lalu, bagaimana kiat menjadi pegawai administrasi yang profesional?
Menurut Burton dkk. (2000), ada beberapa hal yang  bisa dilakukan agar menjadi pegawai administrasi yang profesional, yaitu:

• Menjadi orang yang efisien dalam mengorganisasi pekerjaan, pengelolaan waktu, menetapkan sikap yang diambil dan penyusunan prioritas kerja.
• Memahami pemakaian software yang tepat dan dibutuhkan kantor.
• Memahami prosedur persiapan dan proses komunikasi tertulis, membuat surat, memroses surat masuk dan keluar serta menyiapkan laporan.
• Memahami konsep dan prosedur equipment oriented – bekerja dengan e-mail, memanfaatkan kalender elektronik, voice mail, local are network (jaringan komputer lokal), online database, dan mengerti penggunaan multimedia.
• Memahami prosedur dan tata kerja untuk bernegosiasi dengan pelanggan maupun karyawan, baik secara bertatap muka (face to face) di kantor, dalam rapat kerja, menjawab telepon, membuat janji, fan membuat perencanaan perjalanan dinas.
• Mengoptimalkan penggunaan otomatisasi kantor  – fotokopi, scanner, facsimile.
• Memanfaatkan dengan baik sumber data yang kredibel, database maupun internet dalam menggali informasi yang dibutukan pekerjaan perkantoran.
• Memahami filing dan records control – prosedur-prosedur filing, aturan, sistem, peralatan, hambatan dan penyimpanan.
• Memahami jasa pelayanan bank yang berhubungan dengan prosedur kantor.
• Mengetahui pentingnya job campaign dan cara mengumumkannya.
• Menyadari akan adanya peluang karier dan mobilitas pekerjaan dalam kantor.

Yang terpenting adalah sikap untuk selalu berinvestasi dalam pengetahuan dan keterampilan baru untuk menghadapi dan menyikapi tantangan yang dihadapi perusahaan di masa yang akan datang. (Badri Munir Sukoco, 11).
Karakteristik Profesi
Profesi adalah pekerjaan, namun tidak semua pekerjaan adalah profesi. Profesi mempunyai karakteristik sendiri yang membedakannya dari pekerjaan lainnya. Daftar karakteristik ini tidak memuat semua karakteristik yang pernah diterapkan pada profesi, juga tidak semua ciri ini berlaku dalam setiap profesi:

• Keterampilan yang berdasar pada pengetahuan teoretis: Profesional diasumsikan mempunyai pengetahuan teoretis yang ekstensif dan memiliki keterampilan yang berdasar pada pengetahuan tersebut dan bisa diterapkan dalam praktek.
• Asosiasi profesional: Profesi biasanya memiliki badan yang diorganisasi oleh para anggotanya, yang dimaksudkan untuk meningkatkan status para anggotanya. Organisasi profesi tersebut biasanya memiliki persyaratan khusus untuk menjadi anggotanya.
• Pendidikan yang ekstensif: Profesi yang prestisius biasanya memerlukan pendidikan yang lama dalam jenjang pendidikan tinggi.
• Ujian kompetensi: Sebelum memasuki organisasi profesional, biasanya ada persyaratan untuk lulus dari suatu tes yang menguji terutama pengetahuan teoretis.
• Pelatihan institutional: Selain ujian, juga biasanya dipersyaratkan untuk mengikuti pelatihan istitusional dimana calon profesional mendapatkan pengalaman praktis sebelum menjadi anggota penuh organisasi. Peningkatan keterampilan melalui pengembangan profesional juga dipersyaratkan.
• Lisensi: Profesi menetapkan syarat pendaftaran dan proses sertifikasi sehingga hanya mereka yang memiliki lisensi bisa dianggap bisa dipercaya.
• Otonomi kerja: Profesional cenderung mengendalikan kerja dan pengetahuan teoretis mereka agar terhindar adanya intervensi dari luar.
• Kode etik: Organisasi profesi biasanya memiliki kode etik bagi para anggotanya dan prosedur pendisiplinan bagi mereka yang melanggar aturan.
• Mengatur diri: Organisasi profesi harus bisa mengatur organisasinya sendiri tanpa campur tangan pemerintah. Profesional diatur oleh mereka yang lebih senior, praktisi yang dihormati, atau mereka yang berkualifikasi paling tinggi.
• Layanan publik dan altruisme: Diperolehnya penghasilan dari kerja profesinya dapat dipertahankan selama berkaitan dengan kebutuhan publik, seperti layanan dokter berkontribusi terhadap kesehatan masyarakat.
• Status dan imbalan yang tinggi: Profesi yang paling sukses akan meraih status yang tinggi, prestise, dan imbalan yang layak bagi para anggotanya. Hal tersebut bisa dianggap sebagai pengakuan terhadap layanan yang mereka berikan bagi masyarakat.

Apakah arsiparis memiliki peluang untuk menjadi profesi, dan bekerja profesional dengan memenuhi karakteristik yang melekat pada suatu profesi sebagaimana di sebutkan di atas? Tentu tidak ada hal yang tidak mungkin untuk sebuah harapan, bukan?
Sumber:
Badri M. Sukoco SE., Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Penerbit Erlangga, 2006, hlm. 11
http://id.wikipedia.org/wiki/Profesi

Source

komentar | | Read More...